Prüfung WEG-Jahresabrechnung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt – Tipps und Fehlerkunde 

 

Ihr Verwalter hat Ihnen eine Jahresabrechnung für Ihre Eigentumswohnung oder Ihre Teilgewerbeeinheit gesendet und Sie haben Zweifel an der Richtigkeit? Wir beraten Sie bei allen Rechtsfragen rund um das Wohnungseigentum in Berlin und bundesweit. Als spezialisierte Fachanwälte für Wohnungseigentumsrecht können wir schnell und zuverlässig Ihre Interessen vertreten. Dazu gehört insbesondere:

 

1.    die Prüfung der Jahresabrechnung auf Fehler

2.    die Durchsetzung von Fehlern bei Gericht im Rahmen eines Anfechtungsprozesses

3.    die Durchsetzung von Maßnahmen zur Vermeidung zukünftiger Fehler

 Auf dieser Seite haben wir Ihnen wichtige Informationen zur Jahresabrechnung bei Wohnungseigentum / Teileigentum zusammengetragen. Nehmen Sie sich die Zeit für ein besseres Verständnis Ihrer Jahresabrechnung.

 

Ebenfalls haben wir Ihnen eine Onlinecheckliste mit Schnellprüfung vorbereitet. Zur Onlineprüfung der WEG-Jahresabrechnung klicken Sie hier. 

Wie kann ich prüfen, ob meine Jahresabrechnung richtig ist? Was mache ich bei Fehlern?

Es ist Juni, und wie jedes Jahr fragen Sie sich, wann der Verwalter die Jahresabrechnung des Vorjahres vorlegen und die jährliche ordentliche Versammlung abhalten wird.

Schon jetzt ärgern Sie sich, dass Sie den Entwurf wahrscheinlich nur knapp vor Antritt Ihres Jahresurlaubes erhalten werden und die Versammlung mitten in der Urlaubszeit liegt. Wenn Sie doch hingehen können, dann verkündet der Beirat selbstbewusst, dass alles in Ordnung sei; alle nicken zufrieden und schweigen. Und weil das ein angenehmer Gedanke ist, alles sei in Ordnung, und alle sich das auch so wünschen, verdrängen Sie den Gedanken daran, dass Sie mal gelesen haben, die Abrechnung soll geordnet, übersichtlich, inhaltlich richtig und ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen verständlich und nachprüfbar sein. Sie selbst sind aber offensichtlich der Einzige in der Versammlung, der die Abrechnung als undurchsichtiges Zahlendickicht wahrnimmt; dabei verstehen Sie eigentlich gar nichts oder nur wenig. Es folgt die Abstimmung: Fast alle stimmen mit Ja, einige wenige enthalten sich; Nein zu sagen traut sich niemand. Sie können beruhigt sein: Die meisten der Miteigentümer verstehen genauso viel oder wenig wie Sie von der Jahresabrechnung! Das liegt nicht an Ihnen, sondern nicht selten daran, dass die Abrechnung den Anforderungen einer übersichtlichen, nachvollziehbaren Darstellung eben gerade nicht entspricht und sie tatsächlich nicht schlüssig und nachvollziehbar ist. Zweifeln Sie in erster Linie also nicht an sich selbst, sondern ob die Abrechnung ordnungsgemäß ist; denn schließlich geht es um Ihr Geld.

Die Abrechnungspflicht umfasst sowohl die Gesamtabrechnung als auch die Einzelabrechnung. Grundlage der Einzelabrechnungen ist eine ordnungsgemäße Gesamtabrechnung. Das Folgende bezieht sich daher im Wesentlichen auf die Gesamtabrechnung. Für die erste Prüfung bedarf es zunächst nicht der Einsichtnahme in die Belege bei der Hausverwaltung.

Die Abrechnung soll Ihnen als Wohnungseigentümer einen Überblick über die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft im Zeitraum zwischen dem 01.01. und dem 31.12. verschaffen, und zwar über das tatsächlich vorhandene Vermögen der WEG. Die Abrechnung ist keine Bilanz, die auch Vermögen in Form von offenen Forderungen und Verbindlichkeiten (als Vermögen) berücksichtigt. Eine der Hauptfunktionen ist die Kontrolle des Verwalters. Dieser legt mit der Abrechnung Rechenschaft über die Zahlungsvorgänge ab. Gleichzeitig erhalten Sie den Überblick über die finanzielle Lage der WEG. Man kann auch sagen: Darzustellen ist in jedem Fall das, was die WEG tatsächlich im Portemonnaie hat!

Die WEG und der Abrechnungszeitraum müssen richtig bezeichnet sein. Aus der Abrechnung müssen die Gesamt- und die Einzelabrechnung deutlich unterscheidbar voneinander hervorgehen. Soweit beides in einer Tabelle dargestellt wird, muss es sich um deutlich unterscheidbare Spalten handeln, die getrennt voneinander geprüft werden können.

Zur Überprüfung der Gesamtabrechnung müssen die Kontostände der Bankkonten der WEG zum 01.01. und zum 31.12. angegeben sein. Dabei sollten die Bank und alle Kontonummern angegeben sein. Die gesamten Einnahmen und Ausgaben zwischen dem 01.01. und dem 31.12. müssen in der Gesamtabrechnung dargestellt sein. Diese müssen in der Summe den Abflüssen und Zuflüssen der Bankkonten entsprechen. Prüfen Sie erst, ob das Saldo der dargestellten Einnahmen und Ausgaben in diesem Zeitraum und das Saldo der dargestellten Kontostände zum 01.01. und zum 31.12. identisch sind. Mit anderen Worten: Einnahmen minus Ausgaben ist gleich Kontostand 01.01. minus Kontostand 31.12. Ist dem nicht so, dann sollte in der Abrechnung hierfür eine plausible Erklärung enthalten sein.

Eine Erklärung könnte sein, dass Ihr Verwalter sog. Abgrenzungen vorgenommen hat. In diesem Fall hat er Zahlungsvorgänge, die außerhalb des Jahreszeitraumes getätigt wurden, in die Einnahmen und Ausgaben hineingebucht. Damit steigen oder sinken die dargestellten Gesamteinnahmen bzw. Ausgaben, ohne dass es dazu im Abrechnungszeitraum eine tatsächliche Kontobewegung gab. Das Ergebnis der Prüfung kann dann gar nicht mehr schlüssig sein. Grundsätzlich sind daher solche Abgrenzungen in der Jahresabrechnung genau deshalb unzulässig, abgesehen von wenigen Ausnahmen. Damit die oben dargestellte Schlüssigkeitsprüfung möglich bleibt, müssen die abgegrenzten Beträge in jedem Fall gesondert dargestellt beziffert und erklärt werden.

Abgrenzungen tauchen häufig dergestalt auf, dass Wohngelder und Abrechnungsspitzen dem Konto im Abrechnungszeitraum zugeflossen sind oder vom Konto abgegangen sind, jedoch einem anderen Zeitraum zugeordnet (abgegrenzt) werden. Es handelt sich um die Ergebnisse der Vorjahresabrechnung, die erst im laufenden Jahr vollzogen werden (Einnahme oder Ausgabe). Sie verändern den Kontostand, ohne dass sie Teil der Gesamtabrechnung sind. Dies erschwert die Schlüssigkeitsprüfung und kann dazu führen, dass die Abrechnung die Kontrollfunktion nicht mehr erfüllt.

Eine Besonderheit gilt für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, weil diese entsprechend der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) nach Verbrauch abgerechnet werden müssen.

Ein Beispiel: Heizöl wird nach dem 31.12. verbraucht, wurde aber bereits im Vorjahr gekauft und bezahlt. Die Kosten für das im Abrechnungszeitraum verbrauchte Heizöl sind zwar im Vorjahreszeitraum an den Heizöllieferanten gezahlt worden, gehören nach der Heizkostenverordnung aber zu den Kosten des Folgejahres, weil das damit gekaufte Heizöl im Abrechnungszeitraum verbraucht wurde (verbrauchsabhängige Abrechnung!). Man kann also hier die Überweisung des Vorjahres bei den Gesamtkosten des Folgejahres mitaufnehmen. Damit liegen die gebuchten Ausgaben höher, also die ersichtlichen Ausgaben auf dem Bankkonto; die Schlüssigkeitsprüfung ist nur möglich, wenn der Abrechnung eine Erklärung hinzugefügt wird.

Aber: Es wird vertreten, dass die zwingende Anwendung der Heizkostenverordnung nicht die Gesamtabrechnung betrifft, sondern nur bei der Umlage auf die Sondereigentümer (also in den Einzelabrechnungen) obligatorisch ist. Nur bei der Umlage der Kosten auf den einzelnen Verbraucher ist die HeizkostenV anzuwenden, nicht gegenüber der WEG! Der Verwalter muss also bei der Gesamtabrechnung die Kosten für das Heizöl nicht abgrenzen. Er kann die Zahlung dem Abrechnungszeitraum zuordnen, in dem diese tatsächlich geleistet wurde, die das Bankkonto also belastet hat. Damit entstünde an dieser Stelle keine Abweichung zwischen der tatsächlichen Ausgabe (und bei den Gesamtausgaben) und dem Kontostand. Die Schlüssigkeitsprüfung der Gesamtabrechnung kann ohne jegliche Zusatzerklärung erfolgen. Erst in den Einzelabrechnungen finden diese Kosten in dem Abrechnungszeitraum Berücksichtigung, in dem der Verbrauch des damit gekauften Heizöls stattgefunden hat.

Und wenn Sie jetzt noch weiter folgen möchten: Durch diese Art der Abrechnung entsteht eine Abweichung der Gesamtkosten bspw. der Position Heizöl und der Summe der sich aus allen Einzelabrechnungen ergebenden Heizölkosten. Denn für die Einzelabrechnung sind dann die Kosten in Ansatz zu bringen, die dem Heizölverbrauch entsprechen, aber möglicherweise nicht im Abrechnungszeitraum tatsächlich bezahlt wurden. Es erfolgte hier eine Abgrenzung. Die Abweichung ist aber hinzunehmen, denn schlüssig im oben dargestellten Sinne soll ja die Gesamtabrechnung sein. Die Summe der Einzelkosten kann übrigens von Ihnen als Einzeleigentümer nur gebildet werden, wenn Ihnen alle Einzelabrechnungen vorliegen. Diese dürften Sie zwar einsehen, sie werden Ihnen aber zunächst nicht unaufgefordert übersandt.

Gelingt Ihnen diese sogenannte Schlüssigkeitsprüfung der Gesamtabrechnung nicht, so besteht Klärungsbedarf.

Für die ordnungsgemäße Abrechnung spielt es übrigens keine Rolle, ob die getätigten Überweisungen gerechtfertigt waren. Überweist der Verwalter beispielsweise einen Werklohn, obwohl das Werk mangelhaft und die Forderung nicht fällig war, so mag es sein, dass Sie den Verwalter in Regress nehmen können. Allerdings sind die vom Verwalter getätigten Zahlungen in der Abrechnung darzustellen, denn die Abrechnung ist eine Darstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, ohne Rücksicht darauf, ob diese Zahlungen zu Recht erfolgten. Leistet der Verwalter später Schadenersatz oder erfolgt eine Rücküberweisung des Werklohns durch den Werkunternehmer, so ist diese Einnahme in der Jahresabrechnung als Einnahme darzustellen, in der sie tatsächlich erfolgt ist und durch die das Kontoguthaben sich erhöht hat. Beachten Sie aber: Wird dem Verwalter gleichzeitig mit der Jahresabrechnung Entlastung erteilt, verliert die WEG ggf. ihre Ansprüche gegen den Verwalter. Es besteht kein Anspruch der Verwaltung auf einen Entlastungsbeschluss!

Die Einzelabrechnungen müssen die richtigen Umlageschlüssel berücksichtigen und die Einzelpositionen dann umgerechnet werden. Sodann müssen die von Ihnen individuell geleisteten Wohngeldvorschüsse dargestellt und von den Kosten in Abzug gebracht werden.

Schließlich muss jede Abrechnung die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage enthalten. Sind beispielsweise einzelne Eigentümer in Verzug, so hat sich die Rücklage eben in der Höhe nicht entwickelt, auch wenn die Forderungen einzutreiben sind.

Die Jahresabrechnung der WEG ist eine Ist-Abrechnung.

Offene Forderungen oder Verbindlichkeiten werden nicht als Soll oder Haben berücksichtigt.

Man könnte auch sagen: Es gilt nur das, was die WEG tatsächlich im Portemonnaie hat.

Es ist nachvollziehbar, dass die Eigentümer ein Interesse daran haben, welche offenen Forderungen die Gemeinschaft hat und welche Verbindlichkeiten ihr gegenüber bestehen und was in naher Zukunft auf die WEG zukommt. Der Verwalter hat die Pflicht, die Eigentümer hierüber zu informieren. Es ist auch sinnvoll, diese Informationen mit der Jahresabrechnung zu verbinden, möglicherweise sogar notwendig. Sie können selbstverständlich dieser hinzugefügt werden, sollten jedoch so deutlich getrennt werden, dass die Abrechnung im Kern eine reine Einnahmen-und-Ausgaben-Abrechnung im Zeitraum 01.01. bis 31.12. bleibt und allein dadurch ihre Kontrollfunktion erfüllt.

Insgesamt gilt: Prüfen Sie Ihre Jahresabrechnung, um die wirtschaftliche Stabilität Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft zu erhalten. Bleiben Jahresabrechnungen ungeprüft, zeigen sich die wirtschaftlichen Auswirkungen zumeist erst Jahre später. Dann ist Streit innerhalb der WEG vorprogrammiert. Dies können Sie durch frühzeitiges Handeln und Nachfragen beim Verwalter vermeiden.

Die Frist für die Klage beträgt einen Monat ab Beschlussfassung. Diese Frist läuft ab dem Tag der Versammlung und nicht erst ab Zustellung des Versammlungsprotokolls. Auch wenn Sie kein Protokoll erhalten, läuft die Frist!